Dobór miejsca na wydarzenie zależy nie tylko od liczby uczestników, ale też od sposobu prowadzenia zajęć, długości spotkania i rodzaju wykorzystywanych materiałów. W praktyce sala szkoleniowa i konferencyjna musi być dobrze dopasowana do konkretnego przebiegu wydarzenia, ponieważ inne warunki będą potrzebne podczas wykładu dla większej grupy, a inne przy pracy warsztatowej w kilkuosobowych zespołach. Znaczenie moraz układ stołów i krzeseł.
Ustawienie teatralne umożliwia pomieścić więcej osób, lecz ogranicza sposobność swobodnej pracy w grupach. Z kolei ustawienie szkolne, podkowę albo kilka oddzielnych stanowisk można nie gorzej wykorzystać tam, gdzie uczestnicy mają wykonywać zadania, sporządzać notatki lub partycypować w dyskusji. Przy kształtowaniu warto zatem zacząć od skryptu wydarzenia, a dopiero w przyszłości określać oczekiwania dotyczące samej przestrzeni.
Istotnym elementem jest wyposażenie techniczne, ponieważ dosłownie dobrze dobrana przestrzeń może utrudniać prowadzenie zajęć, jeśli sprzęt nie odpowiada planowanemu sposobowi pracy. Przed rozpoczęciem spotkania warto sprawdzić dostępność ekranu, projektora lub wyświetlacza, nagłośnienia, mikrofonów a także stosownej liczby gniazd zasilających. W sytuacji prezentacji używanych przez kilku prowadzących znaczenie moraz możliwość szybkiego podłączenia różnych urządzeń. Podczas dłuższych wydarzeń kłopoty techniczne zabierają czas i mogą przemienić ustalony harmonogram, dlatego sprawdzenie sprzętu przed rozpoczęciem ma praktyczne znaczenie. Należy też uwzględnić dostęp do internetu, jeżeli już część zajęć odbywa się z wykorzystaniem platform internetowych, materiałów w chmurze lub narzędzi wymagających stałego połączenia. Nie zawsze wszystkie funkcje są potrzebne, dlatego wyposażenie powinno wynikać z rzeczywistego skryptu, a nie z samej nazwy wydarzenia.
Organizacja konferencji i szkoleń obejmuje też kwestie, które łatwo pominąć podczas tworzenia podstawowego harmonogramu. Przerwy powinno się zaplanować z uwzględnieniem czasu potrzebnego na opuszczenie sali i ponowne zajęcie miejsc, szczególnie gdy uczestników jest na prawdę dużo. Przy wydarzeniach trwających kilka godzin znaczenie ma też dostęp do zaplecza sanitarnego, miejsca przeznaczonego na przerwę a także przestrzeni, w której można odłożyć materiały. Jeżeli uczestnicy mają korzystać z komputerów, dokumentów albo innych pomocy, powinno się wcześniej ustalić, ile miejsca zajmą potrzebne przedmioty. Warto również przewidzieć sytuacje organizacyjne, których nie da się z dokładnością zapisać w harmonogramie, takie jak opóźnione rozpoczęcie, zmiana kolejności wystąpień czy konieczność przestawienia części wyposażenia. Im bardziej dokładny program, tym większe znaczenie ma zachowanie pewnego zapasu czasu i przestrzeni na takie zmiany.
Przy wyborze pomieszczenia trzeba zwrócić uwagę również na warunki, które wpływają na możliwość skupienia się przez dłuższy czas. Oświetlenie, temperatura, wentylacja, poziom hałasu z zewnątrz oraz odległość między uczestnikami a prowadzącym nie są zwykle najważniejszymi punktami planu, ale podczas wielogodzinnego spotkania stają się zauważalne. W małej sali z dużą liczbą osób kłopotem może być ograniczona przestrzeń, jednak zbyt ogromne pomieszczenie przy niewielkiej grupie może utrudniać kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Wydarzenie online połączone ze spotkaniem stacjonarnym wymagdodatkowo analizowania ustawienia kamer, mikrofonów i ekranu tak, aby osoby uczestniczące zdalnie mogły śledzić przebieg zajęć. Dlatego przygotowanie miejsca warto traktować jako część całego planowania, a nie odcinek wykonywany dopiero tuż przed rozpoczęciem konferencji lub szkolenia.
Więcej informacji na stronie: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne w Poznaniu.