Księgowanie to ważna sprawa, bez względu na to czy firma funkcjonuje w skali mikro czy makro. Na rynku jest dostępnych wiele specjalistycznych oprogramowań, jednak nie każdy z nich może spełniać oczekiwania. Polecam jest zawsze zaznajomić się ze szczegółowymi widokami na przyszłość skryptu i wypróbować wersję demo.

Firma jednoosobowa, prowadząca księgę przychodów i rozchodów, nie będzie potrzebowała skryptu stosownego dla spółek z,o.o. – w tym przypadku nie ma co zamawiać systemu na wyrost, gdyż po prostu zawiera on całkiem inne komponenty niż niezbędne dla tego typu działalności gospodarczej. Bardzo dobry program księgowy dla małych i średnich firm jest zawsze łatwy – łatwość w obsłudze to podstawa, taki program wystarczy zainstalować i dalej sam prowadzi użytkownika. Program księgowy najpierw należałoby „ustawić” – czyli wprowadzić dane podmiotu gospodarczego tj. nazwa firmy, NIP, REGON, adres, dane Urzędu Skarbowego, numer rachunku bankowego, w razie potrzeby adres e-mailowy i telefon, a co najistotniejsze – czy firma jest płatnikiem VAT (o ile jest zwolniona z VAT, to należałoby wprowadzić adnotację na jakiej podstawie. Adnotacja ta będzie widoczna na wystawionym dokumencie sprzedaży). Warto wiedzieć czy w programie można wystawiać faktury proformy, które są dość istotne w sytuacji stosowania przedpłat, a jeżeli taka sposobność występuje, to czy można fakturę proformę przerobić w dokument dystrybucji.

Bez względu na rodzaj dokumentu sprzedażowego powinna być możliwość przesyłania go w formie elektronicznej (np w formacie .pdf). Program powinien współgrać z kasą fiskalną, chociażby w kontekście wystawiania faktur VAT do paragonów. Dla firm, które sprzedają produkty bardzo istotnym elementem będzie prowadzenie magazynu – bez tego nie da się normalnie pracować, wyjątkowo że z końcem roku przychodzi czas na obowiązkową inwentaryzację towarów. Firmy usługowe, które sprzedają usługi o charakterze niematerialnym, mogą pominąć zupełnie opcję z magazynem. Bardzo ważna jest też sposobność wystawiania wszelkiego typu deklaracji podatkowych i ZUS. W obliczu przekształceń w ustawodawstwie cennym elementem będzie opcja Jednolitego Pliku Kontrolnego (chociażby w formie aktualizacji oprogramowania), co ułatwi przedsiębiorcom prawidłowe księgowanie.

Zobacz także: www.ksiega-podatkowa.pl.